14 лучших ECM практик в сфере финансовых услуг

Мы работаем с российскими и зарубежными компаниями, что позволяет всегда быть в курсе современных тенденций в мире ECM.

 14 лучших ECM практик в сфере финансовых услуг

Оригинал тут

Автор Ричард Медина, со-основатель и консультант Doculabs Inc.

Недавно мы протестировали 6 крупных компаний, работающих в сфере финансовых услуг (все они являются клиентами Doculabs) и сравнили их зрелость в управлении документами. Вот краткое изложение результатов.

Для оценки мы определили ряд критериев, связанных с тремя основными этапами жизненного цикла контента: Ввод (получение контента и метаданных в электронной форме), Управление (безопасное хранение контента и упралвение им), и Доступ (предоставление пользователям возможности находить и просматривать содержимое). Для каждого критерия в рамках этих категорий, мы ставили оценку по шкале от 1 до 5 (где 1-плохо, 3-среднее, и 5-отлично).

Лучшие практики

Ниже я описал 14 лучших практик в сфере финансовых услуг для основных этапов жизненного цикла контента. Каждая из этих практик успешно внедрена, по крайней мере одной из оцениваемых компаний - но ни одна оцениваемая компания еще не внедрила их все.

Ввод

1. Распределенный ввод:  Самое лучшее решение это вводить в ECM систему всю (или почти всю) входящую бумажную документацию в момент поступления в соответствующие подразделения, используя МФУ и обученный персонал. Такие действия позволяют минимизировать ввод данных офисными сотрудниками и распределять изображения по очередям ввода в централизованных центрах ввода данных для обеспечения контроля качества и быстрого вовлечения документов в документооборот. Ожидается, что такая же методология будет применена и для мобильного ввода данных (смартфоны и планшеты).

2. Загрузка документов клиентами:  Одна из компаний использует клиентский портал, который позволяет клиентам и их представителям безопасно загружать документы для предоставления этих электронных документов банку или соответствующему подразделению. Банк, который так делает, проводит информационную кампанию для продвижения данной возможности среди клиентов. 

3. Автоматическое распознавание:  Те, кто преуспел в использовании автоматического распознавания (OCR), интегрировали его поэтапно. Они классифицировали имеющиеся типы документов и начинали настраивать систему распознавания для небольшого количества типов документов, постепенно добавляя оставшиеся типы. Компании, которые начинают использовать интеллектуальное распознавание документов (IDR), идут по тому же осторожному пошаговому пути, которому они следуют и в OCR.

4. Движение в сторону внешнего ввода: Некоторые компании, которые преуспели в использовании маршрутизации и двойных мониторов для пользователей для обеспечения перехода от фонового сканирования к внешнему сканированию для открытых процессов поддержки виртуальных рабочих, гибкого подбора персонала и работы, распределенной между сайтами (которые добиваются успеха благодаря надлежащей таксономии и вниманию к обучению пользователей). Сегодня, конечно, вам не нужно два монитора – только один большой.

Управление

1. Общее хранилище и виртуальные папки:  Удивительно немногие полностью объединили свои хранилища. При этом лишь немногие из них мигрировали из нескольких разрозненных хранилищ в единую платформу с поддержкой всех продуктов линии– процесс, который занял несколько лет, но в конце концов минимизировал дублирование, облегчил повторное использование документов и позволил настроить ссылки к одному документу в нескольких виртуальных папках. Многие находятся в процессе объединения двух платформ «большой ECM» и SharePoint, где SharePoint используется для управления нерегулируемыми, неклиентскими документами и совместной работы. Но часть этих компаний рассматривает долгосрочный переход от двух платформ к одной – скорее SharePoint, чем традиционные продукты ECM. 

2. Индексирование и систематизация:  Лучшее решение в области общей, но ограниченной систематизации - это небольшой «необходимый набор» полей, который может быть применен ко всему контенту, вне зависимости от линейки продуктов.  Такое решение дало последовательные результаты при поиске в различных контекстах различных интерфейсов и систем.

3. Динамическое управление документами:  Большинство компаний стандартизировало SharePoint. Но лучшим решением будет разместить SharePoint в "пакеты" - стандартизированный набор возможностей для различных моделей использования. Большинство используют SharePoint для внутреннего обмена документами и совместной работы (non-client/non-account документов). Самое лучшее это иметь управление, указания по применению и корпоративную систематизацию на месте (The best have governance, usage guidelines, and an enterprise taxonomy in place).

4. Документооборот(workflow – прим. переводчика): Для управления и автоматизации процессов на нескольких линиях продуктов лидеры мигрировали на единый движок документооборота, а также усовершенствовали свои бизнес процессы для электронного окружения (а не скопировали бумажные процессы).

5. Управление электронными записями:  Лучшим решением является использование (не только планирование использовать или частичное использование) управления записями, а так же возможности управления хранением данных для обеспечения продолжительного хранения и удаления электронных документов. Пара компаний использует дедупликацию (de-duplication– прим. переводчика)  для сокращения объемов хранимых документов примерно на 20%.

6. Переход от бумажной к электронной записи:  Около половины компаний провели хорошую работу по пересмотру своей политики для принятия большинства электронных документов как записей и сведения к минимуму необходимости сохранять бумажные копии. Так же эти компании реализовали «день-вперед» процессы (day-forward processes – прим. переводчика), чтобы классифицировать изображения как записи сразу после поступления в систему и уничтожить оригиналы по истечению небольшого периода времени.

7. Преобразование дублирующих файлов:  Пара компании проанализировала дублирование бумажных документов в отделениях на местах и определила те документы, которые могут быть уничтожены. Для тех документов, которые нуждаются в длительном хранении, ведущие компании только преобразовали бумажные документы, которые являются "активными" или имеют высокую вероятность быть запрошенными. Остальные документы, которые не могут быть ни уничтоженными, ни преобразованными направляются на удаленное хранилище (например, Iron Mountain) для долгосрочного хранения.

Доступ

  1.  Просмотр:  Для доступа к репозиторию лидеры перевели всю организацию на тонкий портал/веб ориентированный пользовательский интерфейс, снижая усилия по разработке, настройке и обслуживанию.
  2.  Доступ к документам: Пользователи ведущих компаний в этой категории имеют доступ к документам из одного "виртуального хранилища", с такой безопасностью, чтобы ограничить их от просмотра тех документов, которые они не уполномочены видеть.
  3.  Поиск:  Около половины компаний улучшили результаты поиска по документам в нескольких хранилищах, индексируя содержимое с большим количеством атрибутов и создавая полнотекстовые индексы содержимого. Ни один не применяет стратегию  "универсального корпоративного поиска". 
 
Отмечу, что в этой оценке мы не копались в социальном деловом сотрудничестве, использовании облака и мобильности. ECM области, которыми мы были прежде всего озабочены, являются самыми важными для ECM в сфере финансовых услуг. Мы собираемся обратиться к новым областям в будущем.
И держу пари, что будет сильная корреляция между успех-против-сбой в традиционных областях ECM и новых областях. И если компания после десяти-двадцати лет не смогла добиться успеха в области эффективного управления изображениями, маловероятно, что она предпримет лучшие-в-своем-классе инициативы социального делового сотрудничества. Есть две причины для этого:
  • Во-первых, конкретные технологии являются лишь частью того, в чем вы нуждаетесь для того, чтобы иметь успешный ECM или социальную корпоративную программу. Программная эффективность компании в такой области как ECM, как правило, сильно предсказывает, как они будут решать проблемы в возникающих смежных областях.
  • Во-вторых, многие из наиболее эффективных мобильных-и-социальных инициатив начинаются с улучшения уже успешных внедрений ECM.