5 мифов об электронном управлении документами для малого бизнеса

Мы работаем с российскими и зарубежными компаниями, что позволяет всегда быть в курсе современных тенденций в мире ECM.

5 мифов об электронном управлении документами для малого бизнеса

Оригинал тут

За последние несколько лет осведомленность об электронном управлении документами значительно увеличилась, но люди все еще недостаточно понимают многие его аспекты. Они часто путают управление документами с управлением файлами, управлением корпоративным содержимым (ECM, который включает в себя управление файлами), управлением записями и так далее.

В данной статье мы постараемся развеять 5 мифов об электронном управлении документами, сделав особый акцент на малом бизнесе.

Миф #1. Я использую управление файлами от Windows и мне не нужна отдельная система управления документами.

Реальность: Проводник Windows безусловно помогает вам управлять файлами, но это базовый инструмент, в значительной степени ограниченый для хранения файлов в иерархии папок. С другой стороны, хорошая система управления документами позволит вам хранить пользовательские метаданные в зависимости от типа документа и уникальных требований организации. Так, с каждым отсканированным изображением счета, вы можете хранить дату счета, сумму счета, компанию, статус (оплачен / неоплачен) и т.д.

Это значительно увеличивает количество способов, которыми вы можете найти и сгруппировать документы. В дополнение к этому, системы управления документами часто позволяют создавать связи между документами, комментировать документы  и совместно использовать документы с контролируемым доступом (например, пользователь может просматривать, но не изменять). Как вы можете видеть, это намного больше, чем то, что предлагает ваша операционная система.

Миф #2. Малый бизнес не нуждается в управлении документами.

Реальность: Ничто не может быть дальше от истины. Владельцы малых предприятий работают в условиях ограниченности ресурсов и, следовательно, частенько они не могут нанимать персонал для управления их рутиной бумажной работой, штампования и подшивания в дело документов, поиска и извлечения их обратно, как только они понадобятся. Уже ограниченные сотрудники малого бизнеса теряют возможность дальнейшего развития, выполняя вышеперечисленные задачи, а не те задачи, для выпонения которых они были наняты. Имея хорошую систему управления документами можно быть уверенным, что все документы будут доступны сотрудникам по одному щелчку мыши.

Миф #3: Управление документами является слишком сложным для реализации для малого бизнеса.

Реальность: Как малый бизнес, вы должны знать требования к управлению документами. Как только эти требования будут установлены, существуют различные решения, которые очень легко осуществить. Самый лучший способ для реализации решений является внедрение его в одном из отделений вашей организации для начала (например, управление счетами, которые вы отправляете и получаете). Проведите обзор результатов через месяц или два, и посмотрите, насколько улучшилась эффективность ваших сотрудников в управлении документами. Как только вы увидете положительные результаты в одном отделении, вы можете продолжить разработку для остальных отделений организации. Необходимо выбирать такое решение, которое обладает следующими свойствами: простой пользовательский интерфейс, простота в установке и настройке, имеет подробное руководство пользователя и техническую поддержку по электронной почте или телефону.

Миф #4. Управление документами является очень дорогим для малого бизнеса.

Реальность: Малому бизнесу могут не потребоваться продвинутые, сложные функции, которые обычно требуют крупные предприятия. Кроме того, количество пользователей, которые будут использовать программное обеспечение, вероятно, будет меньше, чем в более крупных организациях. Существуют доступные программные решения для управления документами, являющиеся экономически эффективным для малого бизнеса. Кроме того, переход на электронный документооборот помогает снизить потребление бумаги и другие канцелярские принадлежности, тем самым существенно снижая ваши повторяющиеся расходы. Фактически, когда вы высчитываете возврат инвестиций (ROI) на небольшой системе управления документами, вы обнаружите, что инвестирование в одну на самом деле окажется одним из самых выгодных бизнес-решений вашей фирмы.

Миф #5. Используя систему управления документмами я могу разрушить мою систему бумажных документов.

Реальность: Итак, вы решили приобрести систему управления документами для малого бизнеса. Поздравляю! Но бегите впереди шредера! Вам необходимо сохранить большое количество документов в бумажной форме. Разделите ваши бумажные документы на 3 группы:

  • Те, которые должны быть в бумажном виде по закону, например физически подписанные контракты;
  • Документы, которые все же могуь потребоваться в бумажном виде для рутинных операций бизнеса;
  • Те документы, которые вам, безусловно, больше не нужны в бумажной форме.

Из этих 3 групп вы можете взятьь только последнюю группу документов и направить в измельчитель. Проходят месяцы и годы,  для документов из второй и третьей групп тоже придумают возможные способы уничтожения, делая вас ближе к достижению цели создания безбумажного офиса.