Оригинал тут
За последние несколько лет осведомленность об электронном управлении документами значительно увеличилась, но люди все еще недостаточно понимают многие его аспекты. Они часто путают управление документами с управлением файлами, управлением корпоративным содержимым (ECM, который включает в себя управление файлами), управлением записями и так далее.
В данной статье мы постараемся развеять 5 мифов об электронном управлении документами, сделав особый акцент на малом бизнесе.
Миф #1. Я использую управление файлами от Windows и мне не нужна отдельная система управления документами.
Реальность: Проводник Windows безусловно помогает вам управлять файлами, но это базовый инструмент, в значительной степени ограниченый для хранения файлов в иерархии папок. С другой стороны, хорошая система управления документами позволит вам хранить пользовательские метаданные в зависимости от типа документа и уникальных требований организации. Так, с каждым отсканированным изображением счета, вы можете хранить дату счета, сумму счета, компанию, статус (оплачен / неоплачен) и т.д.
Это значительно увеличивает количество способов, которыми вы можете найти и сгруппировать документы. В дополнение к этому, системы управления документами часто позволяют создавать связи между документами, комментировать документы и совместно использовать документы с контролируемым доступом (например, пользователь может просматривать, но не изменять). Как вы можете видеть, это намного больше, чем то, что предлагает ваша операционная система.
Миф #2. Малый бизнес не нуждается в управлении документами.
Реальность: Ничто не может быть дальше от истины. Владельцы малых предприятий работают в условиях ограниченности ресурсов и, следовательно, частенько они не могут нанимать персонал для управления их рутиной бумажной работой, штампования и подшивания в дело документов, поиска и извлечения их обратно, как только они понадобятся. Уже ограниченные сотрудники малого бизнеса теряют возможность дальнейшего развития, выполняя вышеперечисленные задачи, а не те задачи, для выпонения которых они были наняты. Имея хорошую систему управления документами можно быть уверенным, что все документы будут доступны сотрудникам по одному щелчку мыши.
Миф #3: Управление документами является слишком сложным для реализации для малого бизнеса.
Реальность: Как малый бизнес, вы должны знать требования к управлению документами. Как только эти требования будут установлены, существуют различные решения, которые очень легко осуществить. Самый лучший способ для реализации решений является внедрение его в одном из отделений вашей организации для начала (например, управление счетами, которые вы отправляете и получаете). Проведите обзор результатов через месяц или два, и посмотрите, насколько улучшилась эффективность ваших сотрудников в управлении документами. Как только вы увидете положительные результаты в одном отделении, вы можете продолжить разработку для остальных отделений организации. Необходимо выбирать такое решение, которое обладает следующими свойствами: простой пользовательский интерфейс, простота в установке и настройке, имеет подробное руководство пользователя и техническую поддержку по электронной почте или телефону.
Миф #4. Управление документами является очень дорогим для малого бизнеса.
Реальность: Малому бизнесу могут не потребоваться продвинутые, сложные функции, которые обычно требуют крупные предприятия. Кроме того, количество пользователей, которые будут использовать программное обеспечение, вероятно, будет меньше, чем в более крупных организациях. Существуют доступные программные решения для управления документами, являющиеся экономически эффективным для малого бизнеса. Кроме того, переход на электронный документооборот помогает снизить потребление бумаги и другие канцелярские принадлежности, тем самым существенно снижая ваши повторяющиеся расходы. Фактически, когда вы высчитываете возврат инвестиций (ROI) на небольшой системе управления документами, вы обнаружите, что инвестирование в одну на самом деле окажется одним из самых выгодных бизнес-решений вашей фирмы.
Миф #5. Используя систему управления документмами я могу разрушить мою систему бумажных документов.
Реальность: Итак, вы решили приобрести систему управления документами для малого бизнеса. Поздравляю! Но бегите впереди шредера! Вам необходимо сохранить большое количество документов в бумажной форме. Разделите ваши бумажные документы на 3 группы:
- Те, которые должны быть в бумажном виде по закону, например физически подписанные контракты;
- Документы, которые все же могуь потребоваться в бумажном виде для рутинных операций бизнеса;
- Те документы, которые вам, безусловно, больше не нужны в бумажной форме.
Из этих 3 групп вы можете взятьь только последнюю группу документов и направить в измельчитель. Проходят месяцы и годы, для документов из второй и третьей групп тоже придумают возможные способы уничтожения, делая вас ближе к достижению цели создания безбумажного офиса.