А нужны ли всё ещё папки?

Мы работаем с российскими и зарубежными компаниями, что позволяет всегда быть в курсе современных тенденций в мире ECM.

А нужны ли всё ещё папки?

ссылка на оригинал

В прошлом месяце я прошла курс по основам SharePoint. Так как мы создавали нашу собственную библиотеку данных, то инструктор уточнил, что создание папок не требуется, так как они могут помешать эффективности отображения метаданных, назначенных документам.

Сначала я приняла как какую-то надстройку, которую необходимо сделать при установке платформы SharePoint. И чем больше я думала над этой идеей, тем больше я начала удивляться, почему же мы до сих пор пользуемся папками, в то время как существует большой количество вариантов работы с метаданными. Действительно ли папки являются наилучшим решением для организации электронной информации?

Папка это интеллектуальная конструкция, которая позволяется группировать объекты вместе, либо создавать совокупность объектов для того, чтобы мы потом смогли их быстро найти. Так эта система работает в реальном мире, где существуют несколько другие решения, такие помощь в поиске объектов. В реальном мире создание систем для поиска и нахождения объектов может быть достаточно затратным делом. Тем не менее, в цифровом мире мы имеем больше инструментов для управления объектами, и использование папок тут кажется устаревшим.

«Метаданные превыше всего»

Я много раз слышала эту фразу «Метаданные превыше всего», хотя на самом деле, они этого заслуживают лишь тогда, когда имеют правильное применение. Такие вещи, как хэштеги,  часто иллюстрируют то, что я называю плохо выполняемыми метаданными. Когда метаданные правильно и последовательно определены, они могут быть чрезвычайно эффективным для поиска и просмотра в зависимости от того, как они установлены и как используются.

Когда я работала с контент сервером, папки выглядели благоприятно, так как могли сопровождаться метаданными. Любой документ, сохраняемый в папку, автоматически наследовал метаданные этой папки. В идеальном мире, идеальном потому что это лучшая практика ведения управления записями, папки будут созданы и их метаданные заполнены на 50-80 %. Затем пользователь только сохраняет документ в правильную папку и заполняет минимальное количество информации.

Очевидные преимущества этого подхода в том, что:

  • документ описывается через свойства и может быть по ним найден;
  • пользователь практически ничего не заполняет;
  • и кажется все от этого выиграют.

Казалось бы…Sharepoint является исключением из этой идеи, так как папки являются помехой для эффективного использования метаданных. А так же у документов существует потенциальная возможность затеряться в нескольких уровнях папок.

Отображение против Поиска

Я - браузер. Это означает, что я предпочитаю находить контент посредством переходов по иерархическим уровням тому, чтобы найти то, что мне нужно. Поиск обозначает то, что люди находят контент посредством выполнения запросов по ключевым словам либо элементам метаданных. Затем пользователю необходимо прокрутить список результатов, чтобы найти то, что ему нужно.

Я так привык отображать через папки, что изначально мой мозг не может понять, как же можно отображать контент без папок, даже если я делал это все время. Папки это конвенция, которая пришла из мира бумаги. Этот метод поддерживался в электронной среде как путь к группированию объектов вместе, так же, как это должно было быть сделано в бумажном мире, но использование папок может стать проблематичным для некоторых из следующих причин:

  • Они удлиняют имя документа, что вызывает проблемы при дальнейшем использовании.
  • Документы теряются в уровнях папок, что увеличивает время на их поиск.
  • Пользователи перестают пользоваться документами, так как не могут добраться до них посредством нескольких кликов
  • Трудно контролировать и поддерживать безопасность и доступ к документам.

Так почему же мы все еще используем их? Если бы я могла выяснить способ, как просмотреть все документы с метаданными на моем ноутбуке, я бы совсем перестала создавать папки. Имя папки легко может стать частью метаданных, которые, надеюсь, могут быть превращены в фасеты.

В случае, если вы все еще работаете в общедоступном сетевом окружении, то я вижу обоснованное использование папок, потому как друге варианты несколько ограничены. Но если вы используете ECM (или EDRMS или систему EIM), то правильно определённые метаданные с фасетами и простыми поисковыми запросами могут быть столь же эффективными, в то время как исчезнет необходимость в использовании дополнительных уровней папок в системе .

Пользователи могут просматривать контент с помощью фасетов. Это уже достаточно популярная функциональность на некоторых сайтах, таких как библиотеки, или  часть приложения, например Itunes. Я могу отобразить мою музыку, используя только метаданные элементов, прикрепленные к альбомам, такие как автор и жанр.

Я уверена, что в конце концов, использование папок и метаданных полностью зависит от используемой платформы. И я уже представляю, как мои читатели думают, "пользователи никогда не смогут заполнить такое количество метаданных." Я говорю, пусть пользователи попробуют. Многие люди с удовольствие крепят хэштеги к статьям и картинкам. Они быстро увидят все преимущества заполнения метаданных в профессиональном сфере, когда не могут найти свои документы.

Это хорошее упражнение для того, чтобы рассмотреть уникальные преимущества цифрового века, предлагаемые нам в организации для более эффективного управления информацией. Может быть, если бы мы начали думать о том, как организовать электронную информацию, основанную на ее свойствах, мы могли бы уйти от системы, используемой в бумажном мире, потому что в настоящее время существуют гораздо лучшие варианты ее отображения.