Как оптимизировать процесс заключения договоров на уровне компании?

Мы работаем с российскими и зарубежными компаниями, что позволяет всегда быть в курсе современных тенденций в мире ECM.

Как оптимизировать процесс заключения договоров на уровне компании?
Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

Интервью с Джорджем Данном, основателем и президентом CRE8 Independent Consultants. (оригинал)

Очень полезно рассмотреть процесс заключения договоров с точек зрения всех участников этого процесса. Компания Джорджа Данна помогает другим фирмам усовершенствовать их бизнес-процессы. Делается это при помощи выявления необходимых нетехнологических изменений во внутренних процессах организаций и дальнейшему переходу к безбумажному документообороту.

Помогать клиентам в оптимизации процессов заключения договоров – это часть того, чем вы занимаетесь?

- Да. Хотя мы анализируем множество процессов. Организации просят нас ознакомиться с их системой контрактования, когда чуствуют, что она требует доработок. Мы же делаем ее более эффективной, стандартизированной, автоматизированной и продуктивной.

Ваша деятельность связана с процессом создания договоров?

- Нет, мы специализируемся на таких процессах как: прием договоров, отправка на согласование, создание комментариев от согласующих, утверждение, подписание, хранение или удаление ненужных более договоров. Когда же речь идет об улучшении содержимого договоров, мы прислушиваемся к другим специалистам, чтобы получить экспертную оценку.

Каковы самые непростые задачи в области оптимизации процессов контрактования ставят перед вами ваши клиенты?

- Первая сложная задача – это просто-напросто понять особенности процесса заключения договоров в конкретной организации. Многие компании имеют лишь общий набор операций с договорами. Но чаще, процесс заключения договоров – это не такая уж простая процедура. Она (в зависимости от специфики компании) может включать от 5 до 40 различных процессов, состоящих из от 20 до 200 различнх операций. Всего – от 100 до 800 операций. Также в своей работе организация может использовать от 20 до 60 типов договоров.

Основные проблемы, относящиеся к процессам контрактования, включают недостаток стандартизаии, ненужные этапы, задержки в процессе, необходимость в переделывании задач, ненужная авторизация, неэффективное делопроизводство, непоследовательная автоматизация, хранение и расположение.

Бывало ли так, что сложности при организации действительно эффективного процесса контрактования появлялись из-за разногласий между разными подразделениями компании? Например, между юридическим отделом и отделом закупок? Или между юридическим отделом и канцелярией?

- В самом начале проекта мы понимаем, что внутренние подразделения (отдел продаж, отдел закупок, канцелярия, IT-отдел, отдел аудита и юридический отдел) имеют разные цели. У них разные схемы рабочих процессов, ожидания, специфика, руководители и система управления. Цели одного отдела могут противоречить целям других.

Например, установление повышенного уровня контроля, на котором настаивает финансовый директор, может снижать эффективность работы. Поэтому, прежде чем начать реорганизацию какого-либо процесса в организации, очень важно для нас помочь отделам лучше понять их текущие процессы, их сильные и слабые стороны. Мы называем это “установление основ”.

Без этого может получиться так, что подразделения будут чувствовать, что их пожелания не услышали. В результате это может вылиться в попытки противиться реорганизации процесса.

Также нужно принимать во внимание процессы, в которых задействованы лица, не работающие непосредственно в организации (клиенты, поставщики, другие компании, аудиторы, юристы, СМИ, общественность и т.д.) Это важно, так как все они могут иметь влияние на внутренние процессы компании. “Установление основ” процесса требует проведения совещаний, в ходе которых собирается информация об организации как внутри, так и извне.

Очень важно быть объективными в ходе данных встреч и точно знать, какой цели нужно достичь. А для нас, независимых консультантов, специализирующихся на оптимизации процессов, собрать объективные сведения о компании проще.

Какие приемы улучшения бизнес-процессов вы используете?

- Есть много разных подходов, каждый из них имеет различные перспективы, методологию и инструменты.

Вот некоторые из них:

Оптимизация продолжительных процессов. Здесь идет концентрация на продолжительных постепенных улучшениях в течение некоторого времени. При этом процессы постоянно совершенствуются (в противоположность подходу, при котором применяется единовременное и крупное улучшение).

Управление бизнес-процессами. При этом приеме мы концентрируется на инновациях и гибких возможностях архивирования, используем изменения, связанные как с реорганизацией процесса, так и с техническими решениями.

Реинжиниринг. Он вдохновляет компании на то, чтобы переоценить, почему они занимаются своей деятельностью. Также он стимулирует их на большие скачки вперед, а не на постепенные изменения.

LEAN. Здесь идет акцент на сокращение производственных издержек, чтобы повысить ценность для клиента. Издержки могут появиться из-за процессов транспортировки, инвентаризации, перемещения, перепроизводства, исправлении производственного брака.

Six Sigma. Этот подход предполагает улучшения качества процессов путем выяснения и устранения всего, что приводит к их нарушениям. Также важно выработать единую схему этих процессов.

Я не знаком ни с одной из этих концепций, но я склонен полагать, что все это общепринятые приемы, которым просто присвоены причудливые названия.

- В каком-то роде, возможно, так и есть, но эти названия, а также относящиеся к ним приемы и инструменты помогают нам лучше объяснять клиентам, что и как конкретно мы предлагаем изменить и улучшить, а также сформулировать четкие и понятные шаги по внедрению изменений.

Как вы решаете, какой из методов использовать?

- Перед тем, как выбрать какой-то метод, все участники процессов и соответствующие подразделения компании должны решить, какие изменения им нужны (постепенные или радикальные, узкоспециализированные или широкие, связанные с оптимизацией схемы процесса или связанные с внедрением технических решений). Потому как каждая техника приводит к разному эффекту, необходимо убедиться, что применяемый метод подходит для решения конкретных проблем. Иногда оптимально применение какой-то одной методики, а иногда лучше будет сочетать несколько подходов.

Как вы помогаете компаниям с введением в практику безбумажных технологий?

- Сначала нужно помочь организации понять свои процессы и разработать стратегию их улучшения. Обычно наш следующий шаг – определить, будут ли выгодно внедрение технологий безбумажного документооборота (включая автоматизированные решения для сканирования, электронные подписи, ЕСМ-решения, совместная работа, технология workflow, хранение и размещение данных в электронных хранилищах). Мы помогаем компаниям разработать схемы workflow (прописать, какие стадии присущи их работе), сформировать запрос разработчикам, создать методику оценки поставщика и качества его продукта.

Также мы помогаем усовершенствовать процессы хранения данных и систему управления.

Каковы самые главные препятствия, которые приходится преодолевать?

- Иногда исполнительные директора недоценивают, насколько сложны их процессы, а внутренние подразделения компании не согласны с определением основной проблемы. IT-отделы порой не понимают, почему та или иная технология является решением проблемы. Сотрудники, ведущие базы данных, не понимают, как Активные записи (Active record) могут помочь организации.

Чтобы начать проект правильно, очень важно достичь полного согласия с дирекцией и командой относительно деталей проекта (цель, масштаб работ, необходимые ресурсы, сроки и бюджет). Кроме того, если заставить всех участников проекта выслушать друг друга, это будет первым шагом к тому, чтобы преодолеть разногласия между подразделениями и разработать ориентированный на всю организацию процесс. А когда определены общие временные рамки, можно уже составлять планы по выполнению отдельных задач.

Что приносит вам самое большое удовлетворение в вашей работе?

- Наблюдать, как проект проходит стадии от начального планирования до реального воплощения, приносящего результат. Смотреть, как члены коллектива представляют основные особенности нынешнего процесса и высказывают пожелания по его изменению. Работа с косотрудниками компаний с целью дальнейших улучшений процессов, используя технологии безбумажного документооборота.

А много ли еще таких компаний, как CRE8?

- Ну, определенно, существует некое сообщество консультантов в области контрактования, но тут есть огромное разнообразие областей, на которых они специализируются. Некоторые из них работают с юридическими фирмами, и они, как правило, концентрируются на обеспечении прозрачности процедур с точки зрения закона. Другие специализируются на применении определенных программых продуктов.

Мне нравится думать, что CRE8 – особенная компания, потому как мы работаем со всеми аспектами процесса и не лоббируем продукт какого-то определенного поставщика. Это позволяет нам быть более независимыми и объективными при продумывании перспектив и способов изменения процессов.

Расскажите немного о вашем опыте и квалификации.

- Последние 20 лет я был президентом компании CRE8 Independent Consultants. До этого я занимал должность исполнительного директора и другие лидирующие позиции в таких компаниях, как GTE, Wang Labs, ASA, and KPMG (EDP Auditor, CPA). У меня есть сертификаты, подтверждающие квалификацию, а также широкий опыт во внедрении технологий безбумажного документооборота. Я участвовал в оптимизации процессов в компаниях с количеством работников от 100 до 250 000, а также и разрабатывал системы безбумажного оборота, рассчитанные на 25-25 000 пользователей.

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.