Как подружить ECM с ERP

Мы работаем с российскими и зарубежными компаниями, что позволяет всегда быть в курсе современных тенденций в мире ECM.

Как подружить ECM с ERP

Ссылка на оригинал

В этой статье мы попробуем объяснить, как интегрировать систему корпоративного управления контентом (Enterprise Content Management, ECM) с системой управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP), используя для примера систему обработки счетов на оплату (Accounts Payable, AP). Во всех организациях, как коммерческих, так и государственных, существуют административные или внутренние процессы, такие как обработка входящих счетов и учет трудовых ресурсов (HR) и всем необходимо оплачивать свои счета за товары и услуги. Мы используем как пример процессы обработки счетов на оплату для того, чтобы показать насколько система корпоративного управления контентом будет подходить той или иной организации.

Многие считают, процессы AP могут быть достаточно сложными, если являются частью таких жизненных циклов как управление закупками (Procurement-to-Pay– «от заготовки до приобретения и оплаты») или проведение электронных расчетов (Purchase-to-pay – «от закупки до платежа»). Но часто такие процессы гораздо проще, чем кажутся. Многие организации пытаются автоматизировать свои AP процессы c того времени как появились первые электронные копии документов, таким образом это известная тема со сравнительно низким уровнем риска и часто является лучшей областью для начала работы с ECM системой по сравнению с любыми другими финансовыми процессами.

Когда мы приходим в организацию и видим, что она успешно оцифровывает и автоматизирует AP процессы, с интеграцией в надёжную ERP систему менее чем за 4 месяца, мы понимаем, что они так же решительно возьмутся за внедрение ECM системы. Когда мы видим организацию, которая пытается внедрить решение уже третий раз за последние 6 лет, в которой сотрудникам, задействованным в AP процессе, достаточно просто видеть изображения счетов, тогда мы понимаем, что данной организации просто необходима наша помощь в формировании основы для ECM системы.

Описание AP процессов

Экономическое обоснование для попыток улучшения AP процессов с оцифровкой и элементами документооборота является убедительным, поскольку неэффективность и другие проблемы достаточно важны и поддаются измерению. После разговора с командой AP можно сформулировать следующие 4 проблемы:

  1. неэффективное использование трудовых ресурсов;
  2. процесс обработки документов слишком долгий и должен быть упрощен;
  3. процесс недостаточно управляем и
  4. не достаточно прозрачен.

 

Соответствующие инструменты ECM, эффективно используемые в сочетании с ERP системой, могут обеспечить следующие преимущества:

  1. снижение затрат и усилий на ручную обработку бумажных документов;
  2. снижение вероятности потери документов;
  3. уменьшение затрат на хранение;
  4. увеличение скорости обработки;
  5. более высокая точность заполнения;
  6. быстрый, надежный, легкий доступ к счетам через знакомый пользовательский интерфейс ERP системы;
  7. единовременные платежи, более ранние платежные скидки, и
  8. контролируемый бизнес процесс с большей наглядностью, повышенной эффективностью и с соблюдением всех нормативных требований.

Некоторые из этих преимуществ, особенно с 1 по 6, могут осуществиться практически сразу после оцифровки и распознавания бумажных счетов. Другие, такие как 7 или 8, более комплексные и требуют более существенных изменений в самих AP процессах и их программной реализации.

Обзор типичного состояния APпроцесса

Типичное состояние AP процесса, который был усовершенствован с помощью ECM системы, выглядит так же, как на схеме ниже. Отметим, что это идеальное состояние и должно достигаться поэтапно, где каждый этап может приносить свои преимущества:


Во-первых, вводятся бумажные счета и связанные документы. Электронные счета так же находятся внутри. Назовем эту возможность Ввод данных (Capture) (#1 на представленной схеме).

Затем документы сортируются по соответствующим категориям, из них извлекается необходимая информация и затем документы проходят индексацию с метаданными. Это делается вручную или автоматически, используя интеллектуальное распознавание документов (IDR) и оптическое распознавания символов (OCR). Связанные данные из ERP систем часто используются для идентификации и проверки документов и распознанных значений. Данные возможности называются соответственно Распознавание (OCR), Индексация (Indexing) и Валидация (Validation) (# 2).

Метаданные и электронные документы попадают в управляемый репозиторий ECM. Соответствующая возможность называется Службы репозитория (Repository Services) (# 3).

Программное обеспечение также передает подмножество данных, извлеченных из документов в ERP систему. Соответствующая возможность называется ERP интеграция (ERP Integration) (# 5).

Как правило, если существует полное соответствие между счетом-фактурой и заказом на покупку в ERP системе, он автоматически проводится для оплаты. Если нет, то для счета-фактуры запускается специальный рабочий бизнес, назначенный на определенного сотрудника AP. Соответствующие возможности называются ERP интеграция (# 5) и Workflow (# 4)

Сотрудники AP могут использовать знакомый пользовательский интерфейс SAP (UI) для получения доступа к документам. В зависимости от ECM решения и того, как оно будет реализовано, сотрудники AP и все остальные, не участвующие в этих процессах, могут использовать другие интерфейсы, как для доступа к документам, так и  для участия в рабочих процессах. Основные соответствующие возможности здесь называются Пользовательский интерфейс (User Interface) (# 6) и Поиск (Search) (# 7). Но документы также управляются ECM системой (Службы репозитория, #3), которая интегрирована с ERP системой (ERP интеграция, # 5).

Поток операций обеспечивается ERP системой, инструментами ECM или всем вместе. Потоки операций, как правило, предназначены для обработки исключений, процессов согласования и утверждения. Соответствующая возможность называется Workflow (# 4).

ECM система так же обеспечивает управление записями. Соответствующая возможность называется Делопроизводство (Records Management) (# 8).

Система ECM предоставляет инструменты для формирования отчетности, аудит и анализ. Соответствующая возможность называется Отчетность (Reporting) (№ 9).

Подготовка ECM системы для SAP AP в несколько этапов

Мы рекомендуем вам реализовывать  SAP AP в несколько этапов:

Этап 1: Выберите управляемую группу сотрудников, использующих ERP систему (это может быть подгруппа или все сотрудники сразу), и организуйте для них оцифровку документов, управляя ими посредством ECM системы и обеспечивая быстрый, надежный, легкий доступ сотрудников AP к документам из пользовательского интерфейса (UI) ERP системы. На этом этапе:

Сосредоточьтесь на вводе данных и оцифровке счетов-фактур и связанных с ними документов.

Выберите оптимальную технологию распознавания - разбейте документы на классы, которые хорошо поддаются OCR и, возможно, IDR. Тем самым будут документы, имеющие сходные физические характеристики, а также стоящие того, чтобы их распознавать, потому что они представляют значительный объем или значение. Реализовывайте когда будете готовы к этому.

Сосредоточьтесь на реализации ECM системы для управления документами, и интеграции репозитория с ERP системой для обеспечения доступа к документам из пользовательского инитерфейса SAP.

Посмотрите на процессы, и выберите те, которые могут быть легко реализованы с помощью workflow, либо с помощью ERP или ECM систем.

Этап 2: Вовлеките в Этап 1 как можно больше сотрудников, которые будут использовать ERP систему. (В этом нет необходимости, если вы все-таки вовлекли всех в Этап 1, но рекомендуется, если у вас есть большой или сложный набор ERP процессов или пользовательская база.)

Этап 3: Продолжить разработку с более сложным распознаванием, автоматизацией, потоками операций, делопроизводством и настройками. На этом этапе:

Расширить использование технологии распознавания и автоматизации ввода данных для более сложных классов документов.

Создать более сложные workflow в ERP и ECM системах.

Полностью реализовать делопроизводство.

Использовать отчетность и анализ возможностей для настройки системы и процессов.

Эти усовершенствования могут быть сосредоточены на меньшей группе сотрудников, вовлеченных в рамках Этапа 2 (в этом случае Этап 3 должен сопровождаться Этапом 4, который, как и Этап 2, вовлекает как можно больше пользователей (в идеале - всех) в работу с новыми возможностями). Кроме того, новые возможности могут быть представлены всем пользователям, участвующим в Этапе 2, где это может быть уместно.

Использование ECM-ERP AP эталонной модели

Эталонная модель, изображенная на схеме ниже, специализирована под AP, однако она может быть применена ко многим другим похожим процессам. Она разбивает процесс на 9 различных активностей, требующих различных ECM возможностей. Разные цвета (зеленый, красный, желтый, синий) показывают какие типы ECM систем наиболее эффективный для каждой из этих активностей:

Конечно, синий это не тип ECM системы, но ERP система как таковая – например, SAP, PeopleSoft, Oracle и JD Edwards (сейчас это oracle.com); Microsoft Dynamics и так далее.

Зеленый предназначен для тех активностей, которые отвечают за ввод данных и распознавание – например, ABBYY, Hyland/AnyDoc, EMC/Captiva, IBM/Datacap, Kofax, Parascript, ReadSoft и другие.

Фиолетовый предназначен для тех активностей, которые отвечают за ECM решения – например, EMC Documentum, IBM FileNet, Hyland, Metafile, OpenText, Microsoft SharePoint и другие.

Желтый предназначен для тех активностей, которые предоставляются комплексными решениями из решений по вводу данных и ECM систем.

Цель эталонной модели - помочь объяснить сложную ситуация, такую как, каким образом комплексный бизнес процесс (AP) может быть разделен на различные виды активностей. Данные активности в свою очередь могут быть стать более эффективными посредством применения различных ECM возможностей, которые в свою очередь могут быть реализованы продуктами различных поставщиков.

Модель также может быть использована для объяснения сильных и слабых стороны всех поставщиков, упомянутых выше. И вы можете использовать ее, когда необходимо выяснить возможность включения ECM системы в свою ERP стратегию. Вот несколько простых примеров:

Если ваше основное требование это эффективная ERP интеграция, то вы можете рассмотреть либо Capture- или ECM-ориентированный подход. Почему? Потому что ERP интеграция это желтый цвет.

Если ваше основное требование это эффективный ввод данных (с эффективным распознаванием документов и символов для счетов-фактур), то вам необходимо рассмотреть  Capture-ориентированный подход или дополнить вашу ECM систему системой потокового ввода данных от стороннего партнера, если ваш ECM поставщик все еще не разработал такую систему. Почему? Потому, что эти два вида активностей зеленые.

Если ваше основное требование это лишь оцифровка счетов-фактур и других документов, без применения OCR или IDR, и управление ими в репозитории, доступ к которому сотрудники могут получить из пользовательского интерфейса ERP, то вы можете выбрать ECM-ориентированный подход. Почему? Потому ,что активности, связные с репозиторием, фиолетовые.